Privacyverklaring Viaverda – versie 2.0 (28-11-2024)

Om je als Viaverda een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken we met persoonsgegevens. Aan de hand van deze privacyverklaring willen we je meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Viaverda. We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens, en we doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.

DEFINITIES

1.           Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand kan worden geïdentificeerd. Dit kan rechtstreeks zijn, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, rijksregisternummer of foto. Soms is het ook mogelijk om een persoon onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten informatie, bijvoorbeeld adres, leeftijd en geslacht. Alle informatie die zo aan iemand kan worden gekoppeld, valt onder de noemer ‘persoonsgegevens’.

2.           Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.

3.           De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt. In de meeste gevallen is Viaverda verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van persoonsgegevens van haar leden en contacten.

4.           Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Dit kunnen bijvoorbeeld softwareleveranciers zijn, waar Viaverda een beroep op doet.

BEGINSELEN

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van jouw persoonsgegevens. Wij bewaren jouw gegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Als organisatie zijn we echter dikwijls wettelijk verplicht om jouw persoonsgegevens langer te bewaren, onder meer op basis van de archiefwetgeving. Het is daarnaast mogelijk dat jouw persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk en historisch onderzoek of statistische doeleinden. Daarbij worden altijd de nodige maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Indien identificatie niet vereist is voor deze doeleinden, dan worden jouw persoonsgegevens steeds gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.

We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Jouw persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van uw persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel gehouden om hier vertrouwelijk mee om te gaan.

DOELEINDEN EN VERWERKINGSGRONDEN

Jouw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks bij jou opvragen door middel van een contactformulier of bepaalde documenten. In veruit de meeste gevallen vragen wij de gegevens rechtstreeks bij jou op door middel van het formulier voor lidmaatschap. Contacten die geen lid zijn maar die wel toegang moeten krijgen tot afgeschermde inhoud op de website, bv. in het kader van onderzoek of samenwerking in projecten, geven daarvoor rechtstreeks zelf de nodige gegevens aan ons door.

Wij verzamelen en gebruiken jouw persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. Meer bepaald verwerken wij jouw gegevens enkel op basis van volgende verwerkingsgronden:

• Om een wettelijke verplichting na te komen (bijvoorbeeld: registratie van vormingsactiviteit voor fytolicentie).
• Wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven (bijvoorbeeld: na het inschrijven voor een studiedag of in het kader van samenwerking binnen bepaalde projecten of onderzoek, waarvoor toegang is tot de website, webapplicaties...
• Voor de uitvoering van een overeenkomst met jou (bijvoorbeeld: betalend lidmaatschap, dat jaarlijks hernieuwd wordt en in ruil waarvoor je toegang krijgt tot alle adviezen en voorlichtingsmateriaal (voorlichtingsmateriaal (nieuwsbrief, website, telefonisch advies, proefveldbezoeken, studiedagen...). 
• Op basis van ons gerechtvaardigd belang  (bijvoorbeeld: bekendmaken van onderzoeksresultaten aan de sierteelt- en groensector, aardappel- en groenteteelt.)

Voor de bovenstaande doelstellingen, en afhankelijk van de concrete verwerking, kunnen wij ‘gewone’ persoonsgegevens verwerken. Dat zijn onder andere:

•  Identificatie- en contactgegevens (bijvoorbeeld: naam, e-mail)adres, rijksregisternummer, telefoonnummer...).

DOORGEVEN GEGEVENS

Wij geven jouw persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij daarvoor een wettelijke basis bestaat. Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier een beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) of jouw gegevens doorgeven aan een overheidsinstelling, dan mogen zij jouw gegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader.

In principe worden jouw gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer jouw persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit altijd in overeenstemming met de voorschriften van de AVG.

VERWERKINGSOVEREENKOMSTEN

Wij gebruiken een verwerkersovereenkomst als afsprakenkader met onze verwerkers.

RECHTEN

Indien wij jouw persoonsgegevens verwerken, heb je de volgende rechten:

Recht op informatie en inzage

Je mag weten of we persoonsgegevensgegevens van jou hebben, welke dat zijn en op welke manier deze worden gebruikt. Je kan van ons een kopie van deze persoonsgegevens ontvangen en verdere toelichting krijgen over de verwerking.

Recht op correctie en aanvulling

Als jouw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, mag je ons vragen om deze te verbeteren en/of aan te vullen.

Recht om vergeten te worden

Je mag vragen dat jouw persoonsgegevens volledig worden gewist wanneer:

• De persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden;
• Je de toestemming voor het verwerken van jouw persoonsgegevens intrekt, wanneer de verwerking hierop gebaseerd is;
• Je bezwaar maakt tegen de verwerking (zie verder), en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;
• Jouw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden;
• Jouw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.

Wij zullen jouw persoonsgegevens wissen in de bovenstaande gevallen, tenzij we wettelijk verplicht zijn om jouw gegevens te verwerken of als de verwerking moet gebeuren in het algemeen belang.

Recht op beperking van de verwerking

Je hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer:

• Je de juistheid van die gegevens betwist;
• De verwerking onrechtmatig is, maar je niet wil dat de gegevens gewist worden;
• Wij jouw gegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar je deze nog nodig hebt in het kader van een rechtsvordering;
• Je bezwaar maakt tegen de verwerking van jouw gegevens (zie onder), in afwachting van het antwoord op de vraag of er zwaarder wegende belangen dan de jouwe in het geding zijn.

Wanneer de verwerking beperkt is, worden jouw persoonsgegevens (met uitzondering van de opslag ervan) enkel verder verwerkt met jouw toestemming, voor de bescherming van de rechten van anderen, in het kader van een rechtsvordering of in het algemeen belang.

Recht op bezwaar

Je kan bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens om redenen die verband houden met jouw specifieke situatie. Je hebt een absoluut recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, met inbegrip van profilering die betrekking heeft op direct marketing.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer we jouw persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken op basis van jouw toestemming of in het kader van een overeenkomst, heb je het recht om de persoonsgegevens die je ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, zodat je deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt doorgeven. Je mag ons ook vragen om deze doorgifte in jouw plaats te doen, voor zover dit technisch mogelijk is.

Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming

Je hebt het recht om je te verzetten tegen besluiten die uitsluitend op een geautomatiseerde verwerking van jouw persoonsgegevens gebaseerd zijn en die voor jou rechtsgevolgen met zich meebrengen, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, dit wettelijk is toegestaan of dit berust op jouw toestemming. In deze gevallen kan je ons wel vragen om een menselijke tussenkomst bij het nemen van dat besluit.

Recht op intrekking toestemming

Wanneer de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, kan je deze toestemming om het even wanneer terug intrekken. In dat geval stoppen wij de verwerking van jouw persoonsgegevens. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van jouw toestemming blijft evenwel geldig.

Uitoefenen van rechten

Je kan je rechten uitoefenen door een verzoek aan ons te richten. Als je een recht wil laten gelden, dan moet je dit schriftelijk en gedagtekend doen. Het kan per e-mail, per post of op een papier dat u afgeeft aan het onthaal. Wij hebben de volgende gegevens nodig:

• Jouw naam; 
• Een scan of kopie van jouw elektronische identiteitskaart; 
• Welk recht je wil laten gelden;
• Op welke manier je de gegevens wil ontvangen: op papier af te halen aan het onthaal of elektronisch.

    SPECIFIEKE VERWERKINGEN

   Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend kan je jouw rechten, zoals hierboven beschreven, uitoefenen met betrekking tot deze verwerkingen.

NIEUWSBRIEVEN

Wij sturen verschillende soorten nieuwsbrieven. Je ontvangt deze als je hierop inschreef of bekend bent als klant van één van onze diensten. Wens je een bepaalde soort nieuwsbrief niet meer te ontvangen, dan kan je je uitschrijven door te klikken op de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief.

BEELDMATERIAAL

Bij de activiteiten die wij organiseren maken wij vaak foto’s en video’s. Dit beeldmateriaal gebruiken wij om promotie te maken voor de organisatie en haar activiteiten, onder andere in onze nieuwsbrief, op onze website en op onze sociale mediakanalen. Wij respecteren jouw recht op afbeelding. Gelieve aan de communicatiemedewerker, die beeldmateriaal opneemt, uitdrukkelijk te melden als je niet herkenbaar in beeld wilt komen.

Onze fotograaf beperkt zich zoveel mogelijk tot overzichtsfoto’s en sfeerbeelden. Voor dit soort beeldmateriaal gaan wij uit van jouw impliciete toestemming, zowel voor het maken als voor de publicatie.

Soms zal onze fotograaf ook gericht beeldmateriaal maken. Onder gericht beeldmateriaal verstaan wij beeldmateriaal waarin jij het hoofdonderwerp bent, waarbij je poseert of waarbij één of enkele personen worden uitgelicht. Zowel voor het maken als voor het publiceren van dit soort foto of video zullen wij altijd jouw expliciete toestemming vragen. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand en schriftelijk. In de andere gevallen zal onze fotograaf je aanspreken. Je kan de aparte toestemmingen op elk moment intrekken.

SOCIALE MEDIA

Viaverda maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen om in contact te treden met haar leden en contacten. Viaverda is daarbij ook actief op sociale mediaplatformen, namelijk LinkedIn, Facebook, Instagram, X en YouTube.

Indien je via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht (bv. om een vraag te stellen of een probleem te melden), dan worden jouw persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om je verder te helpen of aan jouw verzoek gevolg te geven. Na afhandeling van jouw verzoek worden deze berichten nog 1 jaar door ons bewaard.

Indien je reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang deze niet door jou verwijderd worden.

Jouw persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media ook verwerkt door het sociale mediaplatform in kwestie. Viaverda heeft zelf geen controle over de verdere verwerking van jouw persoonsgegevens door deze platformen. Op die verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de sociale mediaplatformen van toepassing.

COOKIES EN TRACKING

Wij maken op onze website, in onze onlinediensten en voor onze nieuwsbrief gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid vind je hierover alle informatie. In de cookie-instellingen kan je per type cookie toestemming geven of weigeren.

VRAGEN EN KLACHTEN

Indien je vragen, opmerkingen of klachten hebt in verband met de verwerking van jouw persoonsgegevens, laat het ons dan weten. Je kan ons contacteren via de contactgegevens die onderaan deze privacyverklaring zijn opgenomen. Onze externe functionaris voor gegevensbescherming (FG, ook wel Data Protection Officer of DPO) is ook langs deze weg bereikbaar. Jouw vraag, opmerking of klacht wordt strikt vertrouwelijk behandeld.

Ben je ontevreden met de behandeling van jouw verzoek of ben je van mening dat de behandeling van jouw persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving, dan kan je een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten.

De Vlaamse Toezichtcommissie kan je bereiken per e-mail op mailto:contact@toezichtcommissie.be of per brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen, zie https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/klachtenprocedure.

De Gegevensbeschermingsautoriteit kan je bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen of om bemiddeling te vragen, zie https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/privacy/wat-doe-je-bij-misbruik.

CONTACTGEGEVENS

Je kan ons contacteren per e-mail naar info@jeffrissoft.be of per brief naar Viaverda, Schaessestraat 18, 9070 Destelbergen, België.

HISTORIEK AANPASSINGEN

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd als de omstandigheden dit vereisen. Het versienummer en de datum in de titel geven de recentste wijziging aan.