Privacyverklaring Viaverda – versie 1.0 (25-03-2024)
Om
u als Viaverda een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij met
persoonsgegevens. Aan de hand van deze privacyverklaring willen we u meer
uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we
beschikken.
Deze
privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door
Viaverda. We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met uw
persoonsgegevens, en we doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese
privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als
AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.
Definities
1.
Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand geïdentificeerd kan
worden. Dit kan rechtstreeks zijn, bijvoorbeeld aan de hand van een naam,
rijksregisternummer of foto. Soms is het ook mogelijk om een persoon
onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten
informatie, bijvoorbeeld adres, leeftijd en geslacht. Alle informatie die zo
aan iemand gekoppeld kan worden valt onder de noemer ‘persoonsgegevens’.
2.
Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het
verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.
3.
De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt,
welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt.
In de meeste gevallen is Viaverda verwerkingsverantwoordelijke bij het
verwerken van persoonsgegevens van haar leden en contacten.
4.
Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke
persoonsgegevens verwerken. Dit kunnen bijvoorbeeld softwareleveranciers zijn
waar Viaverda beroep op doet.
Beginselen
Wij
verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde
doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van uw
persoonsgegevens.
Wij
bewaren uw gegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel
waarvoor deze verzameld werden. Als organisatie zijn we echter dikwijls
wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens langer te bewaren, onder meer op
basis van de archiefwetgeving. Het is daarnaast mogelijk dat uw
persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk en historisch
onderzoek of statistische doeleinden. Daarbij worden steeds de nodige
maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Indien identificatie
niet vereist is voor deze doeleinden, dan worden uw persoonsgegevens steeds
gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.
We
nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we
verwerken op een passende manier te beveiligen. Uw persoonsgegevens zijn enkel
toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun
taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van uw persoonsgegevens,
zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of
contractueel gehouden om hier vertrouwelijk mee om te gaan.
Doeleinden
en verwerkingsgronden
Uw
persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo
kunnen we bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks bij u opvragen door middel van een
contactformulier of bepaalde documenten. In veruit de meeste gevallen vragen
wij de gegevens rechtstreeks bij u op door middel van het formulier voor
lidmaatschap. Contacten die geen lid zijn maar die wel toegang moeten krijgen
tot afgeschermde inhoud op de website, bv. in het kader van onderzoek of
samenwerking in projecten, geven daarvoor rechtstreeks zelf de nodige gegevens
aan ons door.
Wij
verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en
gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. Meer bepaald verwerken wij uw
gegevens enkel op basis van volgende verwerkingsgronden:
•
om een wettelijke verplichting na te komen
Bijvoorbeeld:
Registratie van vormingsactiviteit voor fytolicentie
•
wanneer u hiervoor toestemming hebt gegeven
Bijvoorbeeld:
Na het inschrijven voor een studiedag of in het kader van samenwerking binnen
bepaalde projecten of onderzoek, waarvoor toegang nodig is tot de website,
webapplicaties, e.d.
•
voor de uitvoering van een overeenkomst met u
Bijvoorbeeld:
Betalend lidmaatschap, dat jaarlijks hernieuwd wordt en in ruil waarvoor u
toegang krijgt tot alle adviezen en voorlichtingsmateriaal (nieuwsbrief,
website, telefonisch advies, proefveldbezoeken, studiedagen, …)
•
op basis van ons gerechtvaardigd belang
Bijvoorbeeld:
Bekendmaken van onderzoeksresultaten aan de sierteelt- en groensector
Voor
de bovenstaande doelstellingen, en afhankelijk van de concrete verwerking,
kunnen wij ‘gewone’ persoonsgegevens verwerken. Dat zijn onder andere:
•
identificatie- en contactgegevens
Bijvoorbeeld:
naam, (e-mail)adres, rijksregisternummer, telefoonnummer, …
Doorgifte
Wij
geven uw persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij daarvoor een
wettelijke basis bestaat. Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het
opstellen van een dossier beroep doen op een extern bedrijf (bv. een
softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) of uw gegevens doorgeven aan een
overheidsinstelling, dan mogen zij uw gegevens alleen verwerken binnen het met
hen afgesproken kader.
In
principe worden uw gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER)
verwerkt. Wanneer uw persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de
EER verwerkt worden, dan gebeurt dit steeds in overeenstemming met de
voorschriften van de AVG.
Verwerkersovereenkomsten
Wij
gebruiken een verwerkersovereenkomst als afsprakenkader met onze verwerkers.
Rechten
Indien
wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u de volgende rechten:
Recht op informatie en inzage
U
mag weten of we persoonsgegevensgegevens van u hebben, welke dat zijn en op
welke manier deze worden gebruikt. U kan van ons een kopie van deze
persoonsgegevens ontvangen en verdere toelichting krijgen over de verwerking.
Recht op correctie en aanvulling
Als
uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, mag u ons vragen om deze te
verbeteren en/of aan te vullen.
Recht om vergeten te worden
U
mag vragen dat uw persoonsgegevens volledig worden gewist wanneer:
•
de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze
verzameld werden;
•
u de toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens intrekt, wanneer de
verwerking hierop gebaseerd is;
•
u bezwaar maakt tegen de verwerking (zie verder), en er geen dwingende
gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn;
•
uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt worden;
•
uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke
verplichting die op ons rust.
Wij
zullen uw persoonsgegevens wissen in de bovenstaande gevallen, tenzij we
wettelijk verplicht zijn om uw gegevens te verwerken of als de verwerking moet
gebeuren in het algemeen belang.
Recht op beperking van de verwerking
U
heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken
wanneer:
•
u de juistheid van die gegevens betwist;
•
de verwerking onrechtmatig is, maar u niet wil dat de gegevens gewist worden;
•
wij uw gegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar u
deze nog nodig hebt in het kader van een rechtsvordering;
•
u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens (zie onder), in afwachting
van het antwoord op de vraag of er zwaarder wegende belangen dan de uwe in het
geding zijn.
Wanneer
de verwerking beperkt is, worden uw persoonsgegevens (met uitzondering van de
opslag ervan) enkel verder verwerkt met uw toestemming, voor de bescherming van
de rechten van anderen, in het kader van een rechtsvordering of in het algemeen
belang.
Recht op bezwaar
U
kan bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die
verband houden met uw specifieke situatie. U hebt een absoluut recht om bezwaar
te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing
doeleinden, met inbegrip van profilering die betrekking heeft op direct
marketing.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer
we uw persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken op basis van uw toestemming of
in het kader van een overeenkomst, heeft u het recht om de persoonsgegevens die
u ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm
te ontvangen, zodat u deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt
doorgeven. U mag ons ook vragen om deze doorgifte in uw plaats te doen, voor
zover dit technisch mogelijk is.
Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde
besluitvorming
U
heeft het recht om u te verzetten tegen besluiten die uitsluitend op een
geautomatiseerde verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd zijn en die voor
u rechtsgevolgen met zich meebrengen, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor
de uitvoering van een overeenkomst met u, dit wettelijk is toegestaan of dit
berust op uw toestemming. In deze gevallen kunt u ons wel vragen om een
menselijke tussenkomst bij het nemen van dat besluit.
Recht op intrekking toestemming
Wanneer
de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze toestemming om het
even wanneer terug intrekken. In dat geval stoppen wij de verwerking van uw
persoonsgegevens. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van uw
toestemming blijft evenwel geldig.
Uitoefenen van rechten
U
kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek aan ons te richten. Als u een recht
wil laten gelden, dan moet u dit schriftelijk en gedagtekend doen. Het kan per
e-mail, per post of op een papier dat u afgeeft aan het onthaal. Wij hebben de
volgende gegevens nodig:
1.
Uw naam
2.
Een scan of kopie van uw elektronische identiteitskaart
3.
Welk recht u wil laten gelden
4.
Op welke manier u de gegevens wil ontvangen: op papier af te halen aan het
onthaal of elektronisch
Specifieke verwerkingen
Hieronder
lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend
kunt u uw rechten, zoals hierboven beschreven, uitoefenen met betrekking tot
deze verwerkingen.
Nieuwsbrieven
Wij
sturen verschillende soorten nieuwsbrieven. U ontvangt deze als u hierop
inschreef of gekend bent als klant van één van onze diensten. Wenst u een
bepaalde soort nieuwsbrief niet meer te ontvangen, dan kunt u zich uitschrijven
door te klikken op de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief.
Beeldmateriaal
Bij
de activiteiten die wij organiseren maken wij vaak foto’s en video’s. Dit
beeldmateriaal gebruiken wij om promotie te maken voor de organisatie en haar
activiteiten, onder andere in onze nieuwsbrief, op onze website en op onze
sociale mediakanalen. Wij respecteren uw recht op afbeelding en engageren ons
om u bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat
ter plaatse wordt gemaakt.
Onze
fotograaf beperkt zich zoveel mogelijk tot overzichtsfoto’s en sfeerbeelden.
Voor dit soort beeldmateriaal gaan wij uit van uw impliciete toestemming, zowel
voor het maken als voor de publicatie.
Soms
zal onze fotograaf ook gericht beeldmateriaal maken. Onder gericht
beeldmateriaal verstaan wij beeldmateriaal waarin u het hoofdonderwerp bent,
waarbij u poseert of waarbij één of enkele personen worden uitgelicht. Zowel
voor het maken als voor het publiceren van dit soort foto of video zullen wij
altijd uw expliciete toestemming vragen. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand
en schriftelijk. In de andere gevallen zal onze fotograaf u aanspreken. U kunt
de aparte toestemmingen op elk moment intrekken.
Sociale media
Viaverda
maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen om in contact te treden met
haar leden en contacten. Viaverda is daarbij ook actief op sociale
mediaplatformen, namelijk LinkedIn, Facebook, Instagram, X en YouTube.
Indien
u via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht (bv. om een
vraag te stellen of een probleem te melden), dan worden uw persoonsgegevens
daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om u verder te helpen of aan
uw verzoek gevolg te geven. Na afhandeling van uw verzoek worden deze berichten
nog 1 jaar door ons bewaard.
Indien
u reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt,
dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden
bewaard en zijn zichtbaar zolang deze niet door u verwijderd worden.
Uw
persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media ook verwerkt door het
sociale mediaplatform in kwestie. Viaverda heeft zelf geen controle over de
verdere verwerking van uw persoonsgegevens door deze platformen. Op die
verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de sociale mediaplatformen van
toepassing.
Cookies en tracking
Wij
maken op onze website, in onze onlinediensten en voor onze nieuwsbrief gebruik
van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid vindt u hierover alle informatie. In
de cookie-instellingen kunt u per type cookie toestemming geven of weigeren.
Vragen en klachten
Indien
u vragen, opmerkingen of klachten heeft in verband met de verwerking van uw
persoonsgegevens, laat het ons dan weten. U kan ons contacteren via de
contactgegevens die onderaan deze privacyverklaring zijn opgenomen. Onze
externe functionaris voor gegevensbescherming (FG, ook wel Data Protection
Officer of DPO) is ook langs deze weg bereikbaar. Uw vraag, opmerking of klacht
wordt strikt vertrouwelijk behandeld.
Bent
u ontevreden met de behandeling van uw verzoek of bent u van mening dat de
behandeling van uw persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving,
dan kunt u een klacht neerleggen bij de toezichthoudende autoriteiten.
De
Vlaamse Toezichtcommissie kunt u bereiken per e-mail op mailto:contact@toezichtcommissie.be of per brief
aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de juiste procedure om een
klacht in te dienen, zie https://overheid.vlaanderen.be/digitale-overheid/klachtenprocedure.
De
Gegevensbeschermingsautoriteit kunt u bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat
35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen of om
bemiddeling te vragen, zie https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/privacy/wat-doe-je-bij-misbruik.
Contactgegevens
U
kan ons contacteren per e-mail naar info@jeffrissoft.be of per brief naar
Viaverda, Schaessestraat 18, 9070 Destelbergen, België.
Historiek aanpassingen
Deze
privacyverklaring kan worden gewijzigd als de omstandigheden dit vereisen. Het
versienummer en de datum in de titel geven de recentste wijziging aan.